نرم‌افزار حسابداری و نوبت‌دهی سالن زیبایی؛ نوبت، فاکتور و تقویم برای سالن و کلینیک
- نویسنده: بابک
- ۱۲ شهریور ۱۴۰۵
- به‌روزرسانی: ۲۴ مهر ۱۴۰۵
خدمات سالن زیبایی و کلینیک‌های زیبایی معمولاً طولانی‌اند و قیمتشان به نوع کار تغییر می‌کند: رنگ، کراتین، پاکسازی پوست، ناخن، میکاپ و… اگر نوبت‌ها و فاکتورها پراکنده باشند و هزینه‌ها ثبت نشوند، صاحب سالن نمی‌داند سود واقعی ماه چقدر بوده است.
این مقاله نشان می‌دهد چه چیزهایی را باید ثبت کنید و چطور با آناهید نوبت و فاکتور را در یک مسیر انجام دهید. اگر آرایشگاه مردانه دارید، مقاله حسابداری آرایشگاه مردانه را ببینید.
چالش‌های مالی سالن زیبایی چیست؟
۱) قیمت‌های متغیر
قیمت رنگ یا کراتین به طول و حجم مو بستگی دارد و ثابت نیست. بنابراین قیمت واقعی را باید موقع صدور فاکتور مشخص و ثبت کرد.
۲) خدمات طولانی و نوبت‌های پرتراکم
یک پاکسازی پوست ممکن است دو ساعت طول بکشد. اگر مدت نوبت‌ها روی تقویم دیده نشود، زمان‌بندی به‌هم می‌ریزد.
۳) هزینه‌های زیاد و پراکنده
مواد مصرفی، اجاره، حقوق، قبوض، تبلیغات و تجهیزات اگر ثبت نشوند، سود واقعی مشخص نمی‌شود.
چه چیزهایی را باید ثبت کنید؟
- خدمات سالن و مدت تقریبی هر کدام
- نوبت مشتری‌ها و وضعیت هر نوبت
- فاکتور، تخفیف و نحوه پرداخت
- بدهی و طلب مشتری‌ها
- هزینه‌های مواد مصرفی و هزینه‌های ثابت
قدم‌به‌قدم با نرم‌افزار آناهید
۱) خدمات را تعریف کنید (قیمت اختیاری است)
در بخش «خدمات» فقط عنوان خدمت اجباری است. برای خدمتی مثل رنگ مو که قیمتش ثابت نیست، می‌توانید قیمت را خالی بگذارید و موقع صدور فاکتور وارد کنید. اگر مدت را بنویسید (مثلاً پاکسازی پوست ۱۲۰ دقیقه)، بازه زمانی خدمت در تقویم دیده می‌شود.
۲) نوبت را ثبت کنید
در «ثبت سریع نوبت» خدمت را انتخاب می‌کنید و تاریخ و ساعت را می‌زنید: امروز، فردا یا تاریخ دیگر. انتخاب مشتری اختیاری است. با «گزینه‌های بیشتر» می‌توانید مدت و یادداشت نوبت را هم تغییر دهید.
۳) انجام خدمت و صدور فاکتور
بعد از اتمام کار، وضعیت نوبت را روی «انجام شد» بگذارید و «صدور فاکتور» را بزنید. مبلغ از قیمت خدمت پر می‌شود، یا اگر قیمت تعریف نکرده بودید، همان‌جا وارد می‌کنید. تخفیف اختیاری است و پرداخت را می‌توانید «پرداخت شد» یا «به حساب مشتری» انتخاب کنید.
۴) هزینه‌ها و مواد مصرفی
رنگ، کراتین، ماسک و بقیه هزینه‌ها را در بخش «خرج‌ها» ثبت کنید تا کنار درآمد خدمات دیده شوند.
۵) بدهی مشتری‌ها، گزارش و یادآوری
فاکتورهای «به حساب مشتری» در بدهکاران ثبت می‌شوند و در داشبورد دیده می‌شوند. داشبورد و گزارش‌ها فروش، هزینه و سود و زیان را نشان می‌دهند.
۶) تقویم کاری و یادآوری نوبت‌ها
نوبت‌ها خودکار روی «تقویم کاری» می‌نشینند و کنار آن‌ها سررسید چک، تسویه‌ی مشتری و تحویل بار هم دیده می‌شود، پس همه‌ی کارهای روز یک‌جاست. روزهای دارای کار نقطه‌ی رنگی دارند و تعداد کارهای عقب‌افتاده بالای صفحه است. برای نوبت‌ها می‌توانید یادآوری را روشن کنید (مثلاً صبح همان روز و یک ساعت قبل از نوبت). یادآوری‌ها روی خود دستگاه ساخته می‌شوند و به اینترنت لحظه‌ای نیاز ندارند. اعلان‌ها در نسخه اندروید فعال است. امکانات تقویم را ببینید.
نوبت، خدمت و فاکتور در یک مسیر. رایگان امتحان کنید.
دانلود نسخه اندرویدنسخه ویندوز را از اینجا دریافت کنید.
حسابداری کلینیک زیبایی
کلینیک‌های زیبایی (مثلاً لیزر یا پاکسازی پوست) معمولاً چند جلسه‌ی پشت‌سرهم دارند و پذیرش یا منشی نوبت‌ها را ثبت می‌کند. مسیر آناهید برای آن‌ها همان است: خدمت را تعریف می‌کنید، نوبت می‌گیرید، بعد از انجام کار فاکتور می‌زنید و هزینه‌ی مواد مصرفی و تجهیزات را در «خرج‌ها» ثبت می‌کنید.
منشی یا پذیرش را به‌عنوان کارمند اضافه کنید تا نوبت ثبت و ویرایش کند، بدون اینکه موجودی بانک و گزارش‌های مالی شما را ببیند. سررسید چک و تسویه با تأمین‌کننده هم روی تقویم کاری یادآوری می‌شود. توجه کنید که آناهید نرم‌افزار نوبت و حسابداری است و پرونده پزشکی مراجعه‌کنندگان را نگه نمی‌دارد.
کارمند و منشی: ثبت نوبت را به همکارتان بسپارید
با هر اشتراک ماهانه یا سالانه می‌توانید تا دو کارمند (مثلاً منشی یا پذیرش) اضافه کنید. کارمند می‌تواند نوبت ثبت کند و نوبت‌هایی را که خودش ثبت کرده ببیند و ویرایش کند، مشتریان را ببیند و فاکتور صادر کند. او امکان حذف ندارد و بخش‌های مالی مثل موجودی بانک، صندوق و گزارش‌ها برای او نمایش داده نمی‌شود. فعال‌شدن کارمند با خرید اشتراک است. جزئیات دسترسی کارمند.
سود واقعی سالن چطور حساب می‌شود؟
۱) سود ناخالص
سود ناخالص = درآمد خدمات – هزینه مواد مصرفی
۲) سود خالص
سود خالص = سود ناخالص – هزینه‌های ثابت (اجاره، قبوض، حقوق و…)
حقوق و سهم همکاران را به‌عنوان هزینه ثبت کنید. آناهید فعلاً درصد پرسنل را خودکار حساب نمی‌کند و ثبت نوبت برای هر پرسنل جداگانه ندارد.
اشتباهات رایج در حسابداری سالن
- ثبت نکردن هزینه مواد مصرفی
- ثبت نکردن هزینه‌های کوچک
- نوشتن نوبت‌ها در چند جای مختلف
- نوشتن بدهی مشتری فقط روی کاغذ یا در حافظه
- نداشتن گزارش ماهانه
چرا آناهید برای سالن زیبایی مناسب است؟
نوبت، فاکتور و هزینه را کنار هم دارد و قیمت و مدت خدمت را اجباری نمی‌کند، که برای سالن با قیمت‌های متغیر مهم است. نسخه اندروید و ویندوز دارد و قبل از پرداخت می‌توانید رایگان امتحانش کنید.
سوالات متداول (FAQ)
اگر قیمت خدمت ثابت نیست چه کنم؟
قیمت را هنگام تعریف خدمت وارد نکنید و موقع صدور فاکتور مبلغ واقعی را بزنید.
آیا کارمند می‌تواند نوبت ثبت کند؟
بله. با خرید اشتراک می‌توانید تا دو کارمند اضافه کنید. کارمند نوبت ثبت و ویرایش می‌کند و فقط نوبت‌هایی را می‌بیند که خودش ثبت کرده است؛ امکان حذف ندارد.
آیا درصد پرسنل را حساب می‌کند؟
فعلاً نه. مبلغ پرداختی به همکاران را به‌عنوان هزینه ثبت کنید.
آیا هزینه مواد مصرفی را می‌توان ثبت کرد؟
بله، در بخش «خرج‌ها». این هزینه‌ها در گزارش‌ها کنار درآمد دیده می‌شوند.
آیا مشتری خودش می‌تواند نوبت بگیرد؟
در حال حاضر نوبت‌ها را صاحب سالن یا کارمندی که با اشتراک اضافه کرده‌اید داخل برنامه ثبت می‌کند.
آیا برای نوبت‌ها یادآوری دارد؟
بله. در «تقویم کاری» برای نوبت‌ها یادآوری روشن می‌شود و یادآوری‌ها روی خود دستگاه ساخته می‌شوند. اعلان‌ها در نسخه اندروید فعال است.
نرم‌افزار حسابداری سالن زیبایی چه امکاناتی باید داشته باشد؟
حداقل: ثبت نوبت با خدمت و زمان، صدور فاکتور از روی نوبت، ثبت بدهی مشتری و هزینه‌ی مواد مصرفی، گزارش سود و زیان و تقویم یادآوری. اگر منشی دارید، حساب کارمند با دسترسی محدود هم مهم است.
آناهید روی چه دستگاه‌هایی کار می‌کند؟
روی اندروید و ویندوز.